So erstellen Sie visuelle Arbeitsanweisungen
Geschätzte Lesezeit: 29 Minuten
Wussten Sie, dass sich Menschen nur an 10 % des Gelesenen erinnern? Wenn Sie Bilder hinzufügen, verdoppelt es sich. Video und Interaktion machen es noch besser. Deshalb ist die Wissensvermittlung in Arbeitssituationen am effektivsten, wenn sie auf Bildern und Videos basiert. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ganz einfach visuelle Arbeitsanweisungen erstellen können.
Inhaltsverzeichnis
- Ihr Ausgangspunkt: Ein Dokument
- 1: Prozess- und Arbeitsanweisungen trennen
- Schritt 2: Überlegen Sie, welche visuellen Elemente Sie verwenden möchten
- Schritt 3: Formatieren Sie den Text so, dass er überflogen werden kann
- Schritt 4: Bilder in die visuelle Arbeitsanleitung einfügen
- Schritt 5: Fügen Sie Bildschirmaufnahmen in Ihre visuellen Arbeitsanweisungen ein
- So fügen Sie Videos zu Ihren Arbeitsanweisungen hinzu
- … Und denken Sie daran, Ihre Kollegen frühzeitig einzubinden!
- Fragen und Antworten
Suchen Sie etwas anderes? Siehe diese weiterführenden Links:
Studien zeigen, dass das Lesen von Textblöcken eine der am wenigsten effektiven Methoden der Wissensvermittlung ist – vor allem, wenn es sich um Mitarbeiter mit geringer Bildung handelt. Vor diesem Hintergrund ist es nicht ideal, dass die meisten Qualitätssysteme auf schriftlichen Arbeitsanweisungen basieren. Vielleicht liegt das daran, dass es den meisten von uns leichter fällt, ein Dokument zu schreiben, als ein Lehrvideo zu erstellen? Wie Sie hier sehen werden, ist es mit modernen Videotools jetzt viel einfacher, visuelle Arbeitsanweisungen zu erstellen. Es gibt also wirklich keinen guten Grund, diese Arbeitsanweisungen nicht visuell zu gestalten. Denken Sie nur an dieses alte chinesische Sprichwort…
“Sagen Sie es mir und ich werde vergessen.
Zeigen Sie es mir und ich werde mich erinnern.
Beziehen Sie mich ein und ich werde verstehen.
Treten Sie zurück und ich werde handeln.”
… Oder die Studien, die zeigen, wie wir als Menschen Wissen am besten behalten:
Im Folgenden finden Sie unseren Vorschlag, wie Sie visuelle Arbeitsanweisungen erstellen können, die in fünf einfachen Schritten angeordnet sind:
- Trennen Sie den Prozess von seinen Arbeitsanweisungen
- Überlegen Sie, welche visuellen Elemente Sie verwenden möchten
- Formatieren Sie den Text so, dass er überflogen werden kann
- Ausschneiden und Einfügen von Bildern in die Arbeitsanweisungen
- Einfügen von Bildschirmaufnahmen.
Neu bei Arbeitsanweisungen?
Vielleicht möchten Sie mit unserem Leitfaden zum Schreiben von Arbeitsanweisungen beginnen
Ihr Ausgangspunkt: Ein Dokument
Werfen wir einen Blick auf eine typische Arbeitsanweisung, Verfahrensbeschreibung, Prozessbeschreibung oder wie auch immer Sie es nennen möchten. Wie können Sie diese mit einem Minimum an Aufwand in eine visuelle Arbeitsanweisung verwandeln?
Ihr Dokument könnte in etwa so aussehen:
Jetzt machen wir uns an die Änderung!
1: Prozess- und Arbeitsanweisungen trennen
Das erste, was sich der Leser fragt, ist , was zu tun ist und wer dafür verantwortlich ist. Dies ist die Prozessebene. Verwechseln Sie nicht Ihren Prozess und Ihre Arbeitsanweisung. Erst wenn Ihrem Leser klar ist, dass eine Tätigkeit seine Aufgabe ist, erst dann ist es für ihn relevant. Dies ist der Zeitpunkt, an dem Ihre Arbeitsanweisung relevant wird. Der wichtigste erste Schritt besteht also darin, den Prozess von seinen Arbeitsanweisungen zu trennen. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, ein Swimlane-Diagramm mit “Schwimmbahnen” zu zeichnen, um die Aktivitäten zu zeigen, die ausgeführt werden müssen, und die Rollen, die dafür verantwortlich sind.
Im folgenden Beispiel zeigt das Diagramm den Prozess und jede Aktivität (die blauen Kästchen) stellt den Umfang der Arbeitsanweisung dar:
Sobald Sie Ihren Prozess (das “Was”) von seinen Arbeitsanweisungen (das “Wie”) getrennt haben, müssen Sie visuelle Arbeitsanweisungen erstellen.
Hier ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass die beiden zwar getrennt werden sollten, es aber sehr einfach sein sollte, von der Prozesslandkarte zur Arbeitsanweisung zu gelangen. Zum Beispiel, indem Sie auf ein Aktivitätsfeld im Diagramm klicken.
Neu bei der Prozessabbildung?
Lesen Sie unseren Leitfaden zur einfachen Prozessabbildung.
Schritt 2: Überlegen Sie, welche visuellen Elemente Sie verwenden möchten
Es gibt drei Arten von visuellen Elementen, die Sie beim Erstellen visueller Arbeitsanweisungen berücksichtigen sollten:
- Textformatierung
Der Leser muss in der Lage sein, den Text zu überfliegen und leicht zu finden, was er sucht. Sie können zum Beispiel Risiken so formatieren, dass sie immer in einer besonderen Farbe erscheinen. - Bilder
Verwenden Sie Bilder, um Lebensmittel, Maschinen oder alles, was Sie abbilden können, zu zeigen. Wenn sich Ihre Anweisung auf ein ERP-System bezieht, erstellen Sie einen Bildschirmabbild (wie Sie unten sehen werden) - Videos
Noch besser – wenn Sie das nächste Mal eine Aufgabe in einem System erledigen, machen Sie eine Bildschirmaufnahme und nehmen Sie Ihre Stimme auf, um dem Betrachter mitzuteilen, was Sie gerade tun.
Denken Sie daran, dass Videos zwar sehr gut sein können, aber Wissen vermitteln, aber auch zeitaufwändiger sind als Formatierungen und Bilder, also beginnen Sie mit der Formatierung, fügen Sie dann Bilder hinzu und fügen Sie nur Videos hinzu, wenn es den Text wirklich überflüssig machen kann.
Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie visuelle Arbeitsanweisungen mit Textformatierungen, Bildern und Videos erstellen.
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Schritt 3: Formatieren Sie den Text so, dass er überflogen werden kann
Eine konsistente Textformatierung ist wichtig für die Lesbarkeit. Sie können gängige Formate verwenden für:
- Zweck – warum die Aktivität wichtig ist.
- Ergebnis – was es produzieren soll.
- Instruktionen – wie die Arbeit zu erledigen ist.
- Tipps & Tricks – gute Ratschläge, die Zeit sparen können.
- Verweise auf andere Quellen – sind Links blau oder alles in einem Kasten?
Die Formatierung von Text ist ein Kapitel für sich, aber die konsistente Formatierung ist ein wichtiger erster Schritt:
Eine gute Ressource
Das Chicago Manual of Style (wird von technischen Redakteuren als Referenz verwendet)
Schritt 4: Bilder in die visuelle Arbeitsanleitung einfügen
“Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.”
Ein guter Ausgangspunkt für die Erstellung visueller Arbeitsanweisungen ist das Einfügen von Bildern in Ihre bestehenden Dokumente. Suchen Sie alle Anweisungen, die z. B. mit einem Produktionsbild, einem Produktbild oder einem Screenshot veranschaulicht werden können, der das System zeigt, über das die Arbeit ausgeführt wird. Auf diese Weise ist die Erstellung visueller Arbeitsanweisungen einfach, da die Basis bereits in Form von textbasierten Dokumenten vorhanden ist.
Verwenden Sie auch Bilder…
- , um Vorher – und Nachher-Zustände anzuzeigen oder
- Richtige oder falsche Situationen als Bilder zu zeigen, macht Arbeitsanweisungen viel klarer und konkreter. Z.B. “so sollte es aussehen”.
Sammle Beispiele, indem du täglich Fotos machst, wenn dir etwas Brauchbares auffällt. Beispiele aus der Praxis für richtige und falsche Arbeitsweisen erwecken die Arbeitsanweisungen in den Augen Ihres Lesers zum Leben.
👉 Recommendation: Incorporating images into your visual work instructions is a crucial step to enhance clarity and understanding. Images can effectively convey information, show before and after states, or illustrate correct and incorrect procedures. To make your visual work instructions more engaging and informative, consider regularly collecting real-life examples through photos to bring your instructions to life and make them more relatable to your audience.
Trinkgeld! Verwenden Sie das “Snipping Tool” von Windows für Screenshots
Das nützliche integrierte “Snipping Tool”, das Windows bietet, kann verwendet werden, um:
- Wählen Sie den Teil Ihres Bildschirms aus und schneiden Sie ihn aus, der nützlich ist. Anmerkung! Es ist wichtig, den Schnitt so präzise wie möglich zu gestalten.
- Fügen Sie den Abschnitt direkt in das Dokument oder die Webseite ein (möglicherweise müssen Sie ihn nicht einmal zuerst als Datei speichern).
Hier können Sie es finden (andernfalls suchen Sie im Explorer nach “Snipping-Tool”):
Schritt 5: Fügen Sie Bildschirmaufnahmen in Ihre visuellen Arbeitsanweisungen ein
Wenn es darum geht, visuelle Arbeitsanweisungen zu erstellen, sind Bilder gut, aber ein Video ist oft besser. So werden z.B. Vorgänge von Software oder Maschinen am besten mit einem Video gezeigt.
Beispiele für Funktionen zur Erstellung visueller Arbeitsanweisungen
Erstellen von Arbeitsanweisungen und SOPs
Fügen Sie Text, Bilder, Videos, Links und Dateien zu jeder Aktivität in jedem Prozess hinzu. Auf diese Weise können Sie zeigen, warum und wie die Arbeit erledigt wird.
Verwandeln Sie Anleitungen in wiederverwendbare Komponenten
Markieren Sie eine Inhaltsauswahl, um sie in eine Komponente umzuwandeln, die von anderen wiederverwendet werden kann.
Hier sind fünf Ideen, wie Sie Videos in Ihre Arbeitsanweisungen integrieren können:
Idee #1: Nehmen Sie die Anweisungen eines erfahrenen Kollegen für neue Mitarbeiter auf.
Warum nicht mitmachen, wenn neue Mitarbeiter an die Rüstungen der Maschinen herangeführt werden? In einer solchen Situation können Sie die Anweisungen aufzeichnen, als private Videos auf YouTube veröffentlichen und den Link in Ihren Arbeitsanweisungen teilen.
Idee #2: Zeichnen Sie eine Trainingseinheit auf.
Die Aufzeichnung von Schulungen ist immer eine gute Idee, da dies den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Erinnerungen von Zeit zu Zeit aufzufrischen.
Idee #3: Erfassen Sie die Einrichtung einer Aktivität in Ihrem ERP-System.
Warum zeichnen Sie den Bildschirm nicht auf, wenn Sie das nächste Mal eine Bestellung erstellen? Sie können ein Voice-Over hinzufügen und erklären, wie man dies richtig macht, um viel Zeit zu sparen und Abweichungen zu vermeiden.
Idee #4: Zeichnen Sie auf, wie Sie zwischen den Systemen wechseln.
Es kann schwierig sein, einen Prozess zu verfolgen, der über mehrere Systeme hinweg abläuft. Wenn Sie den Bildschirm aufzeichnen, können Sie zeigen, wie Sie sich zwischen ihnen bewegen können.
Idee #5: Zeichnen Sie Fehler oder Abweichungen auf.
Wenn die Produktion aufgrund eines Fehlers unterbrochen wird, nehmen Sie ihn auf, erklären Sie ihn und erklären Sie dem Zuschauer, wie er es vermeiden kann.
So fügen Sie Videos zu Ihren Arbeitsanweisungen hinzu
Es gibt viele großartige Lösungen für die Bildschirmaufnahme. Sie können unseren Testbericht über die beste Bildschirmaufzeichnungssoftware lesen, um die perfekte Übereinstimmung für Sie zu finden. Das folgende Video führt Sie in weniger als 90 Sekunden durch die Schritte zur Verwendung von Videos in Ihren Arbeitsanweisungen mit Microsoft Stream. (Sie können natürlich auch eine andere Bildschirmaufzeichnungssoftware verwenden):
… Und denken Sie daran, Ihre Kollegen frühzeitig einzubinden!
Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen einige Ideen für die Erstellung visueller Arbeitsanweisungen gegeben hat. Denken Sie daran, dass das Wichtigste ist, anzufangen und sich vor Augen zu halten, dass Perfektion der Feind des Guten ist! Wenn Sie einen Fehler machen, laden Sie Ihre Kollegen ein, Sie darauf hinzuweisen, das wird sie nur dazu bringen, sich zu engagieren.
Durch die Verwendung von Bildern und Videos erhöhen Sie die Fähigkeit der Empfänger, sich an das Material zu erinnern, erheblich. Den größten Effekt erzielt man jedoch, wenn man seine Kollegen in den Prozess der Erstellung von Arbeitsanweisungen einbezieht. Erst dann werden sie in die Tat umgesetzt – und bleiben auf dem Laufenden.
Mit dem richtigen Werkzeug ist das übrigens alles viel einfacher. Wir haben die Gluu-Plattform entwickelt, damit Sie all dies auf integrierte Weise tun können. Vielleicht möchten Sie die Arbeitsanweisungsfunktion in Gluus Understand-Produkt ausprobieren.
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Leitfaden für das Onboarding von Mitarbeitern
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Fragen und Antworten
Visuelle Arbeitsanweisungen gelten als effektiver, weil sie auf Bildern und Videos basieren, die den Wissenstransfer verbessern. Studien haben gezeigt, dass sich Menschen in der Regel nur an etwa 10 % des Gelesenen erinnern, aber diese Erinnerungsrate verdoppelt sich, wenn Bilder hinzugefügt werden. Visuelle Anweisungen sind besonders für Mitarbeiter mit geringer Bildung von Vorteil, da sie ein besseres Verständnis der Aufgaben ermöglichen.
Um textbasierte Dokumente in visuelle Arbeitsanweisungen umzuwandeln, beginnen Sie damit, den Prozess (das “Was”) von den Arbeitsanweisungen (das “Wie”) zu trennen. Verwenden Sie Swimlane-Diagramme, um Aktivitäten und Rollen klar darzustellen. Als nächstes überlegen Sie, welche visuellen Elemente Sie einbinden möchten, einschließlich Textformatierung, Bilder und Videos. Achten Sie auf eine einheitliche Textformatierung, um die Lesbarkeit zu gewährleisten, und verwenden Sie Bilder, um verschiedene Aspekte des Werks darzustellen. Schließlich fügen Sie bei Bedarf Bildschirmaufnahmen ein.
Die frühzeitige Einbeziehung von Kollegen in den Prozess der Erstellung von Arbeitsanweisungen ist von entscheidender Bedeutung, da dies Engagement und Handeln fördert. Wenn Kollegen an der Entwicklung von Arbeitsanweisungen mitwirken, sind sie stärker in den Inhalt involviert und werden die Anweisungen eher effektiv nutzen. Darüber hinaus kann ihr Feedback dazu beitragen, die Qualität und Relevanz der Anleitungen zu verbessern und sicherzustellen, dass sie aktuell und nützlich bleiben.
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